Établissez et protégez votre réputation dès le début

Partez directement du bon pied lorsque vous vous lancez avec Mailjet. Pour cela, il peut être nécessaire de mettre en place un plan de « warm-up » pour préchauffer vos domaines et adresses IP, avant de commencer à envoyer autant d’emails que vous le souhaitez. Cela dépend en grande partie de votre volume d’envoi global et de votre stratégie emailing.

 

Par exemple, si vous envoyez vos emails à partir d’une adresse IP partagée, inutile de passer par cette phase de « warm-up ». Mais prudence : les autres expéditeurs qui utilisent cette même adresse IP sont susceptibles d’affecter vos envois. Cette option convient donc mieux aux expéditeurs dont les volumes d’emails ne justifient pas le coût supplémentaire que représente une adresse IP dédiée.

À l’inverse, si vous optez pour une adresse IP dédiée, vous devez partir de zéro : les FAI n’ont jamais reçu d’emails provenant de cette adresse et tous les messages envoyés à partir d’adresses IP inconnues sont suspects au départ. Dans ce contexte, impossible de faire l’impasse sur le « warm-up ». Vous devez donc prendre le temps d’augmenter très progressivement le nombre de messages envoyés depuis votre adresse IP dédiée. Le but, c’est de montrer aux FAI que votre trafic est légitime et qu’il ne résulte pas de l’activité d’un spammeur qui tenterait de se faire passer pour votre entreprise.

En un mot, un plan de « warm-up » vous permet de vous présenter aux FAI et de vous forger une bonne réputation pour au final gagner leur confiance et pouvoir envoyer des volumes importants. 

 

La préchauffe de votre adresse IP est cruciale pour établir une solide réputation d’expéditeur dès le début de vos envois. Pendant cette période, les FAI et les clients de messagerie analysent de près le volume et la fréquence de vos envois. 

En commençant par de petits volumes et en augmentant progressivement le nombre d’emails envoyés pendant le « warm-up », vous offrez aux FAI et aux clients de messagerie la possibilité de passer en revue votre contenu et d’évaluer la réaction de vos destinataires par rapport à vos emails. Cette période de « warm-up » est absolument incontournable : sans elle, vos emails ont peu de chances d’atteindre la boîte de réception de vos destinataires.  

Il est important d’envoyer des emails uniquement aux personnes qui apprécient réellement votre contenu. Cibler des utilisateurs qui ne se sont jamais inscrits à votre newsletter ou qui ne sont plus intéressés par ce que vous envoyez peut affecter la délivrabilité de vos emails. Et c’est valable pendant et après la période de « warm-up ». En pratique, un utilisateur intéressé par votre contenu s’inscrira à votre liste de diffusion, ouvrira vos emails et/ou cliquera sur les liens qu’ils contiennent.

Remarque : la phase de « warm-up » varie généralement selon l’ancienneté et l’utilisation de vos adresses IP. Mais même si votre domaine est relativement récent, il est possible que vous deviez aussi procéder à un « warm-up ». En général, c’est nécessaire pour établir la réputation de votre domaine et gagner la confiance des clients de messagerie.

 

Comment procéder au « warm-up » d’une adresse IP dédiée

La section suivante vous explique étape par étape comment procéder au « warm-up » de votre adresse IP dédiée. Suivez ces six étapes pour être certain(e) de commencer du bon pied.

 

1. Vérifiez la qualité de votre domaine

Il est essentiel que votre domaine d’envoi ait une bonne réputation et ne figure sur aucune liste noire tierce. Nous vous recommandons vivement d’utiliser la solution Postmaster Tools de Google pour obtenir plus d’informations sur la réputation de votre domaine auprès de Gmail. 

En tant que propriétaire du domaine, vous êtes le/la seul(e) à pouvoir le faire. Vous pouvez vous inscrire via le lien suivant :

https://postmaster.google.com/?pli=1 

 

En outre, vous ne devez pas utiliser un domaine dont l’acquisition est trop récente. Si vous avez acheté votre domaine récemment, il est impératif qu’il soit actif pendant les 30 derniers jours au minimum. Cela tient au fait que les clients de messagerie et FAI associent les acquisitions récentes de domaine aux spammeurs. En effet, ces derniers ont pour habitude de ruiner la réputation d’un domaine, puis d’en acheter un nouveau et de recommencer. 

Enfin, votre domaine et/ou votre sous-domaine doivent être rattachés à un site Web existant. Et si vous utilisez un sous-domaine, il faut qu’il y ait une redirection. 

Puisque votre adresse IP dédiée n’a pas encore été utilisée, nous vous recommandons de vous faire connaître auprès des différents clients de messagerie. Pour cela, la meilleure stratégie est de préchauffer doucement votre adresse IP. 

En pratique, cela signifie que vous devez augmenter le volume d’emails envoyés via votre adresse IP dédiée au fur et à mesure. C’est ce qu’on appelle la phase de « warm-up » de votre adresse IP. 

 

2. Définissez un taux d’augmentation de votre volume d’envoi

Comme mentionné ci-dessus, les adresses IP dédiées (et donc les plans de « warm-up ») sont recommandées pour un volume minimum de 100 000 emails par mois.

Indépendamment du nombre d’emails que vous envoyez chaque mois (100 000 ou plus), commencez toujours par envoyer 300 emails le premier jour et augmentez quotidiennement votre volume d’envoi de 20 %. Selon votre situation, un taux d’augmentation plus faible ou plus élevé peut s’avérer plus adapté :

Remarque : ce planning peut varier en fonction de nombreux facteurs comme la réputation, l'hygiène des listes et l'engagement des utilisateurs. vous avez besoin d’augmenter la cadence plus rapidement pour respecter une échéance ? Il est possible d’opter pour un plan de « warm-up » plus agressif sans compromettre votre réputation, mais nous vous recommandons pour cela de faire impérativement appel à un spécialiste de l’emailing. Nos Chargés de Compte peuvent vous aider à accélérer le rythme à l’aide de nos Services Délivrabilité. 

Généralement, vous pouvez envoyer le reste de vos emails via votre ancien fournisseur de services emailing, mais tout dépend de vos pratiques d’envoi.

Car bien évidemment, vous ne pouvez pas tout simplement arrêter d’envoyer des emails, surtout quand il s’agit d’emails transactionnels.

 

3. Misez sur des envois réguliers

Outre le taux d’augmentation, la fréquence d’envoi influe aussi sur la réussite du « warm-up » de votre adresse IP.

Idéalement, envoyez des messages quotidiennement. De cette façon, les FAI peuvent vous classer plus rapidement dans la catégorie des expéditeurs dignes de confiance et il est plus facile de calculer l’augmentation de vos volumes d’envoi.

Cependant, si vous effectuez des envois trois fois par semaine ou moins, ce n’est normalement pas un problème. Dans ce cas, les clients de messagerie ont juste besoin d’un peu plus de temps pour vous évaluer et étudier votre stratégie emailing. 

 

4. Surveillez les interactions avec vos destinataires

Les clients de messagerie comme Gmail ou Yahoo! regardent de près l’engagement lorsqu’ils évaluent les adresses IP.

Par conséquent, lors du  « warm-up » d’une nouvelle adresse IP, vous avez tout intérêt à envoyer des emails à vos utilisateurs les plus actifs. C’est l’approche idéale pour que vos taux de spam, blocages, etc. restent bas.

 

5. Nettoyez régulièrement vos listes de contacts

Vous devez étudier attentivement la qualité de vos listes de contacts, en particulier au moment du « warm-up » de votre nouvelle adresse IP. Voici quelques-unes des meilleures pratiques à adopter pour ne pas rater le coche :

 

Supprimez les destinataires inactifs et incontactables ainsi que ceux à l’origine de blocages

Supprimez les destinataires inactifs et incontactables. Pour voir si vous contactez les bonnes personnes, passez en revue le taux de rejets dans vos statistiques de campagne.

Le nombre de plaintes générées par vos emails est un des autres facteurs que les FAI surveillent. Aujourd’hui, beaucoup d’internautes ne prennent plus la peine de se désabonner d’une newsletter qui ne les intéresse plus et préfèrent marquer ces messages comme spam.

 

Ainsi, après chaque campagne, nettoyez votre liste en fonction des critères suivants :

• Rebonds temporaires et permanents
• Signalements en spam
• Blocages

Les FAI suivent le nombre de rebonds générés par chaque événement d’envoi pour évaluer votre réputation. S’il y a trop de rebonds, ils peuvent décider de bloquer vos messages.

 

Un rebond temporaire résulte d’un problème temporaire de délivrabilité, tel qu’une boîte de réception pleine ou un problème de serveur. Vous pouvez continuer à essayer d’envoyer des emails à cette adresse, car il est possible qu’ils passent à la deuxième ou troisième tentative. Mais si vous enregistrez plusieurs rebonds temporaires, assurez-vous de supprimer le contact concerné. 

Cela dépend aussi de la fréquence à laquelle vous contactez le destinataire. Par exemple, si un contact génère un rebond à cinq reprises en l’espace de six mois, il est probable que ce soit à nouveau le cas à l’avenir.

 

Un rebond permanent résulte d’un problème permanent de délivrabilité, tel qu’une adresse email invalide. Dans ce cas, étant donné qu’il n’y a aucune chance que votre email arrive à bon port, il est important de supprimer immédiatement l’adresse concernée. 

Pour découvrir tous les statuts d’email possibles, consultez notre documentation.

Nous vous recommandons également de nettoyer régulièrement vos listes en supprimant les destinataires qui n’ont pas ouvert vos cinq derniers emails.

 

Enfin, si vous prévoyez de récupérer des contacts inactifs, attendez la fin de la période de « warm-up ». Sinon, vous risquez de nuire à vos taux d’interaction.

 

Vérifiez qu’il n’y a aucune faute de frappe dans les adresses email

Assurez-vous qu’il n’y a pas de fautes de frappe dans vos listes. Pour cela, vérifiez simplement les données et corrigez les fautes de frappe commises pendant la phase d’acquisition. C’est la première étape pour nettoyer vos listes.

En corrigeant des rebonds basiques comme tom@alo.com, tania @ gmailcom, thibault! yahoo.com, etc., vous avez la certitude de ne pas envoyer de messages à des contacts invalides. 

 

Gardez uniquement les adresses email personnelles

Supprimez toutes les adresses email génériques, comme société@entreprise.fr et les adresses email système, telles que postmaster@entreprise.fr et noreply@entreprise.fr.

Remarque : en général, il est essentiel de collecter des données de contact à l’aide d’un formulaire « opt-in », ou mieux encore, d’un formulaire double « opt-in » (le double opt-in consiste à envoyer un email de validation). L’achat et la location de listes de contacts sont interdits chez Mailjet. Si vous ne respectez pas cette interdiction, votre compte sera résilié. Pour plus de détails, consultez notre politique d'utilisation acceptable.

 

Veillez à ce que le contenu de vos emails respecte les bonnes pratiques

Les clients de messagerie et les FAI analysent également le contenu de vos emails pour décider s’ils doivent atterrir dans la boîte de réception, le dossier « promotions » ou le dossier « spam ». 

Voici les bonnes pratiques à adopter pour votre contenu :  

 

Ratio texte/images : 

• Respectez un ratio texte/images d’environ 70 % de texte et 30 % d’images (certains spammeurs utilisent un nombre excessif d’images pour masquer du contenu ou du texte). 
• Séparez les images avec du texte. 
• Évitez d’utiliser des images trop grandes. 

Contenu : 

• Évitez ou supprimez les caractères tels que « % », « ! », « ? », « $ » et les textes en MAJUSCULES. 
• Évitez ou supprimez les mots et catégories de mots identifiés comme associés à des spams. Par exemple : 
• « trésorerie », « facture », « facturation » ; 
• « promotion », « offre spéciale », « gratuit », « PayPal », « Visa », « Mastercard » ; 
• « urgent », « désespéré », « aidez-moi ». 
• Évitez l’encodage base64 : certains moteurs anti-spam considèrent qu’il est utilisé pour tenter de masquer du contenu. Nous vous recommandons d’opter pour l’encodage « quoted-printable » (c’est celui qu’utilise notre éditeur d’emails en « drag-and-drop »). 

Si vous voulez connaître en détail les points à surveiller concernant le contenu de vos emails,  consultez cet article de blog pour découvrir comment ne pas finir dans les spams.

 

6. Effectuez régulièrement des contrôles de réputation

Il ne faut pas sous-estimer l’intérêt des évaluations régulières de vos adresses IP pendant la phase de « warm-up ». En plus des performances de campagne et du nettoyage des listes, nous vous recommandons ainsi de procéder à des contrôles de réputation.

Cela vous aidera à déterminer si le « warm-up » de vos adresses IP est un succès.

 

Vérifiez donc régulièrement votre réputation d’expéditeur. Comme mentionné plus haut, vous pouvez utiliser pour cela la solution Postmaster Tools de Google.

Encore une fois, n’oubliez pas que lorsque vous envoyez des emails à partir d’une nouvelle adresse IP, il est important de commencer par de faibles volumes et d’augmenter progressivement. C’est la meilleure approche pour se forger une solide réputation d’expéditeur avec une nouvelle adresse IP.

 

Mais à quoi correspond exactement un faible volume d’emails et comment augmenter les volumes d’envoi ? En bref, combien de temps faut-il pour procéder au « warm-up » d’une adresse IP ?

Il peut suffire de deux à quatre semaines pour gagner la confiance des FAI et se forger une bonne réputation. Mais il faut parfois six semaines ou plus pour atteindre votre volume d’envoi habituel avec une nouvelle adresse IP.

 

Dans la pratique, le temps nécessaire pour le « warm-up » d’une adresse IP dépend des critères suivants :

• Client de messagerie : chaque client de messagerie utilise des schémas d’évaluation qui lui sont propres. Par conséquent, le temps nécessaire pour établir votre réputation peut varier d’un client de messagerie à l’autre.
• Prévisions de volume d’envoi : plus vous prévoyez d’envoyer des volumes d’emails importants, plus la période de « warm-up » sera longue.
• Fréquence d’envoi : si vous envoyez fréquemment des emails de qualité (c’est-à-dire, pas des spams), le « warm-up » de votre nouvelle adresse IP ira à vitesse grand V. Le « warm-up » est plus rapide avec une newsletter quotidienne qu’avec une newsletter hebdomadaire ou bihebdomadaire.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur les plans individuels de « warm-up » d’adresse IP, n’hésitez pas à contacter notre équipe commerciale.