Einführung

Rollenbasierte Konten, auch Rollenadressen genannt, sind E-Mail-Adressen, die von einem Team, einer Abteilung oder für eine bestimmte Funktion verwendet werden, anstatt einer einzelnen Person zugeordnet zu sein. Häufige Beispiele sind Adressen wie sales@, support@, admin@ oder info@.

Diese Adressen werden häufig von mehreren Personen gemeinsam genutzt, und die Personen mit Zugriff auf das Postfach können sich im Laufe der Zeit ändern. Aus diesem Grund können Rollenadressen im Hinblick auf Einwilligung und Zustellbarkeit schwieriger zu verwalten sein.

Warum gelten Rollenadressen als riskant?

Rollenadressen sind aus mehreren Gründen in der Regel riskanter als persönliche E-Mail-Adressen:

• Sie werden häufig von mehreren Personen genutzt.
• Die Person, die ursprünglich ihre Einwilligung gegeben hat, hat möglicherweise keinen Zugriff mehr auf das Postfach.
• Neue Nutzer des Postfachs wissen möglicherweise nicht, warum sie Ihre E-Mails erhalten.
• Diese Adressen führen häufiger zu Spam-Beschwerden.
• Einige Rollenadressen, wie abuse@, postmaster@ oder spam@, werden für administrative Zwecke oder Compliance-Zwecke genutzt und sollten keine Marketing-E-Mails erhalten.

Aus diesen Gründen kann der Versand von Marketing-E-Mails an Rollenadressen Ihre Absenderreputation negativ beeinflussen, insbesondere wenn ein großer Teil Ihrer Kontaktliste aus solchen Adressen besteht.

Kann ich E-Mails an Rollenadressen senden?

Grundsätzlich empfehlen wir dringend, Rollenadressen für Marketingkampagnen nach Möglichkeit zu vermeiden.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Rollenadressen immer verboten sind. In bestimmten geschäftlichen Anwendungsfällen kann es normal sein, dass Ihre Zielgruppe gemeinsam genutzte oder funktionsbezogene Postfächer verwendet. Beispielsweise bevorzugen einige Organisationen, Schulen, Verbände oder öffentliche Einrichtungen bestimmte Mitteilungen über eine gemeinsame Abteilungsadresse.

Wenn Sie an Rollenadressen senden, müssen Sie sicherstellen, dass:

• der Kontakt eine gültige Einwilligung zum Erhalt Ihrer E-Mails gegeben hat.
• Sie nachweisen können, wann, wo und wie die Einwilligung eingeholt wurde.
• der von Ihnen gesendete Inhalt für die Rollenadresse relevant ist.
• es sich bei der Adresse nicht um ein administratives, technisches, Abuse- oder Compliance-Postfach handelt.
• Empfänger sich einfach von Ihren E-Mails abmelden können.
• Sie Engagement, Bounces, Abmeldungen und Spam-Beschwerden sorgfältig überwachen.

Die Einwilligung ist besonders wichtig. Eine Rollenadresse sollte nicht einfach zu Ihrer Liste hinzugefügt werden, nur weil sie öffentlich auf einer Website verfügbar ist oder für Ihr Unternehmen relevant erscheint.

Best Practices für die Verwendung von Rollenadressen

Wenn Ihre Kontaktlisten Rollenadressen enthalten, empfehlen wir strengere Praktiken zur Listenverwaltung.

Bestätigte Einwilligung verwenden

Senden Sie nur an Rollenadressen, die dem Erhalt Ihrer E-Mails eindeutig zugestimmt haben. Sie sollten die Quelle der Einwilligung auf Anfrage nachweisen können.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden: Wie kann ich die Zustimmung meiner Kontakte nachweisen?

Sensible Rollenadressen vermeiden

Einige Rollenadressen sollten niemals für Marketingkommunikation verwendet werden, selbst wenn sie in Ihrer Datenbank vorhanden sind. Dazu gehören Adressen für Abuse-Meldungen, technische Administration, Datenschutzanfragen oder die Verwaltung von Abmeldungen.

Beispiele:

• abuse@
• postmaster@
• spam@
• privacy@
• remove@
• unsubscribe@
• sysadmin@
• webmaster@

Engagement genau überwachen

Rollenadressen können weniger engagiert sein als persönliche Adressen. Überprüfen Sie ihre Performance regelmäßig und achten Sie besonders auf:

• Öffnungsraten
• Klickraten
• Bounce-Raten
• Abmelderaten
• Spam-Beschwerden

Wenn diese Kontakte nicht mit Ihren E-Mails interagieren, sollten Sie erwägen, sie aus Ihren aktiven Versandlisten zu entfernen.

Eine Sunset Policy anwenden

Eine Sunset Policy hilft Ihnen dabei, den Versand an Kontakte automatisch zu stoppen, die über einen definierten Zeitraum nicht mit Ihren E-Mails interagiert haben.

Dies ist besonders wichtig, wenn ein erheblicher Teil Ihrer Liste aus Rollenadressen besteht. Sie können beispielsweise entscheiden, den Versand an Rollenadressen zu stoppen, die in den letzten 3 bis 6 Monaten keine E-Mail geöffnet oder angeklickt haben.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Blog: Sunset Policies in Ihrem E-Mail-Programm

Rollenadressen separat segmentieren

Wenn Sie viele Rollenadressen haben, sollten Sie diese in einem separaten Segment zusammenfassen. So können Sie ihre Performance unabhängig überwachen und Ihre Versandstrategie bei Bedarf anpassen.

Sie können beispielsweise seltener an Rollenadressen senden oder sie von Kampagnen ausschließen, die nur für einzelne Kontakte bestimmt sind.

Zusammenfassung

Rollenadressen sind gemeinsam genutzte E-Mail-Adressen, die von einem Team, einer Abteilung oder für eine bestimmte Funktion verwendet werden. Sie werden für regelmäßige Marketingkommunikation nicht empfohlen, da sie Risiken in Bezug auf Einwilligung und Zustellbarkeit verursachen können.

In bestimmten Fällen kann der Versand an Rollenadressen jedoch akzeptabel sein, sofern Sie über eine gültige und nachweisbare Einwilligung verfügen, der Inhalt relevant ist und Sie die Performance dieser Kontakte sorgfältig überwachen.

Wenn Ihre Listen viele Rollenadressen enthalten, empfehlen wir die Verwendung von Segmentierung, eine strengere Engagement-Überwachung und eine Sunset Policy, um Ihre Absenderreputation zu schützen.