Introducción

Las cuentas de rol, también llamadas direcciones de rol, son direcciones de email utilizadas por un equipo, departamento o función, en lugar de por una sola persona. Algunos ejemplos habituales incluyen direcciones como sales@, support@, admin@ o info@.

Estas direcciones suelen ser compartidas por varias personas, y las personas que tienen acceso al buzón pueden cambiar con el tiempo. Por este motivo, las direcciones de rol pueden ser más difíciles de gestionar desde el punto de vista del consentimiento y la entregabilidad.

¿Por qué se consideran arriesgadas las direcciones de rol?

Las direcciones de rol suelen presentar más riesgos que las direcciones de email personales por varios motivos:

• A menudo son utilizadas por varias personas.
• Es posible que la persona que dio originalmente su consentimiento ya no tenga acceso al buzón.
• Los nuevos usuarios del buzón pueden no saber por qué reciben tus emails.
• Estas direcciones tienen más probabilidades de generar quejas por spam.
• Algunas direcciones de rol, como abuse@, postmaster@ o spam@, se utilizan con fines administrativos o de cumplimiento y no deben recibir emails de marketing.

Por estos motivos, enviar emails de marketing a direcciones de rol puede afectar negativamente a tu reputación como remitente, especialmente si una gran parte de tu lista de contactos está formada por estas direcciones.

¿Puedo enviar emails a direcciones de rol?

En general, recomendamos encarecidamente evitar las direcciones de rol para las campañas de marketing siempre que sea posible.

Sin embargo, esto no significa que las direcciones de rol estén siempre prohibidas. En algunos casos de negocio específicos, puede ser normal que tu audiencia utilice buzones compartidos o funcionales. Por ejemplo, algunas organizaciones, escuelas, asociaciones o instituciones públicas pueden preferir recibir determinadas comunicaciones a través de una dirección compartida de un departamento.

Si envías emails a direcciones de rol, debes asegurarte de que:

• El contacto haya dado un consentimiento válido para recibir tus emails.
• Puedes demostrar cuándo, dónde y cómo se obtuvo el consentimiento.
• El contenido que envías sea relevante para la dirección de rol.
• La dirección no sea un buzón administrativo, técnico, de abuso o de cumplimiento.
• Los destinatarios puedan darse de baja fácilmente de tus emails.
• Supervisas cuidadosamente la interacción, los bounces, las bajas y las quejas por spam.

El consentimiento es especialmente importante. Una dirección de rol no debe añadirse a tu lista simplemente porque esté disponible públicamente en un sitio web o porque parezca relevante para tu negocio.

Buenas prácticas al utilizar direcciones de rol

Si tus listas de contactos incluyen direcciones de rol, recomendamos aplicar prácticas de gestión de listas más estrictas.

Utilizar consentimiento confirmado

Envía emails únicamente a direcciones de rol que hayan aceptado claramente recibir tus comunicaciones. Debes poder demostrar la fuente del consentimiento si se solicita.

Para más información, consulta nuestra guía: ¿Cómo demostrar el consentimiento de mis contactos?

Evitar direcciones de rol sensibles

Algunas direcciones de rol nunca deben utilizarse para comunicaciones de marketing, aunque aparezcan en tu base de datos. Esto incluye direcciones utilizadas para informar de abusos, administración técnica, solicitudes de privacidad o gestión de bajas.

Ejemplos:

• abuse@
• postmaster@
• spam@
• privacy@
• remove@
• unsubscribe@
• sysadmin@
• webmaster@

Supervisar de cerca la interacción

Las direcciones de rol pueden tener menos interacción que las direcciones personales. Revisa su rendimiento regularmente y presta atención a:

• Tasas de apertura
• Tasas de clics
• Tasas de bounce
• Tasas de baja
• Quejas por spam

Si estos contactos no interactúan con tus emails, considera eliminarlos de tus listas de envío activas.

Aplicar una política de sunset

Una política de sunset te ayuda a dejar de enviar emails automáticamente a los contactos que no han interactuado con tus comunicaciones durante un periodo definido.

Esto es especialmente importante si una parte significativa de tu lista contiene direcciones de rol. Por ejemplo, puedes decidir dejar de enviar emails a direcciones de rol que no hayan abierto ni hecho clic en ningún email durante los últimos 3 a 6 meses.

Para más información, consulta nuestro blog: Políticas de sunset en tu programa de email

Segmentar las direcciones de rol por separado

Si tienes muchas direcciones de rol, considera colocarlas en un segmento separado. Esto te permite supervisar su rendimiento de forma independiente y ajustar tu estrategia de envío si es necesario.

Por ejemplo, puedes enviar emails con menos frecuencia a las direcciones de rol o excluirlas de campañas destinadas únicamente a contactos individuales.

Resumen

Las direcciones de rol son direcciones de email compartidas utilizadas por un equipo, departamento o función. No se recomiendan para comunicaciones de marketing habituales, ya que pueden crear riesgos relacionados con el consentimiento y la entregabilidad.

Sin embargo, puede haber casos específicos en los que enviar a direcciones de rol sea aceptable, siempre que cuentes con un consentimiento válido y demostrable, el contenido sea relevante y supervises cuidadosamente el rendimiento de estos contactos.

Si tus listas contienen muchas direcciones de rol, recomendamos utilizar la segmentación, una supervisión más estricta de la interacción y una política de sunset para proteger tu reputación como remitente.