Introduzione

Gli account di ruolo, chiamati anche indirizzi di ruolo, sono indirizzi email utilizzati da un team, un reparto o una funzione, invece che da una singola persona. Esempi comuni includono indirizzi come sales@, support@, admin@ o info@.

Questi indirizzi sono spesso condivisi da più persone e le persone che hanno accesso alla casella di posta possono cambiare nel tempo. Per questo motivo, gli indirizzi di ruolo possono essere più difficili da gestire dal punto di vista del consenso e della deliverability.

Perché gli indirizzi di ruolo sono considerati rischiosi?

Gli indirizzi di ruolo sono generalmente più rischiosi degli indirizzi email personali per diversi motivi:

• Sono spesso utilizzati da più persone.
• La persona che ha dato inizialmente il consenso potrebbe non avere più accesso alla casella di posta.
• I nuovi utenti della casella di posta potrebbero non sapere perché ricevono le tue email.
• Questi indirizzi hanno maggiori probabilità di generare reclami per spam.
• Alcuni indirizzi di ruolo, come abuse@, postmaster@ o spam@, sono utilizzati per scopi amministrativi o di conformità e non dovrebbero ricevere email di marketing.

Per questi motivi, l’invio di email di marketing a indirizzi di ruolo può influire negativamente sulla tua reputazione di mittente, soprattutto se una parte significativa della tua lista di contatti è composta da questi indirizzi.

Posso inviare email agli indirizzi di ruolo?

In generale, consigliamo vivamente di evitare gli indirizzi di ruolo per le campagne di marketing ogni volta che è possibile.

Tuttavia, questo non significa che gli indirizzi di ruolo siano sempre vietati. In alcuni casi aziendali specifici, può essere normale che il tuo pubblico utilizzi caselle di posta condivise o funzionali. Ad esempio, alcune organizzazioni, scuole, associazioni o istituzioni pubbliche possono preferire ricevere determinate comunicazioni tramite un indirizzo condiviso di reparto.

Se invii email a indirizzi di ruolo, devi assicurarti che:

• Il contatto abbia fornito un consenso valido a ricevere le tue email.
• Tu possa dimostrare quando, dove e come è stato raccolto il consenso.
• Il contenuto che invii sia pertinente per l’indirizzo di ruolo.
• L’indirizzo non sia una casella amministrativa, tecnica, per segnalazioni di abuso o per la conformità.
• I destinatari possano annullare facilmente l’iscrizione alle tue email.
• Tu monitori attentamente engagement, bounce, disiscrizioni e reclami per spam.

Il consenso è particolarmente importante. Un indirizzo di ruolo non deve essere aggiunto alla tua lista solo perché è disponibile pubblicamente su un sito web o perché sembra rilevante per la tua attività.

Buone pratiche per l’utilizzo degli indirizzi di ruolo

Se le tue liste di contatti includono indirizzi di ruolo, consigliamo di applicare pratiche di gestione delle liste più rigorose.

Utilizzare un consenso confermato

Invia email solo agli indirizzi di ruolo che hanno chiaramente accettato di ricevere le tue comunicazioni. Dovresti essere in grado di dimostrare la fonte del consenso se richiesto.

Per maggiori informazioni, consulta la nostra guida: Come dimostrare il consenso dei miei contatti?

Evitare gli indirizzi di ruolo sensibili

Alcuni indirizzi di ruolo non dovrebbero mai essere utilizzati per comunicazioni di marketing, anche se compaiono nel tuo database. Questi includono indirizzi utilizzati per segnalazioni di abuso, amministrazione tecnica, richieste relative alla privacy o gestione delle disiscrizioni.

Esempi:

• abuse@
• postmaster@
• spam@
• privacy@
• remove@
• unsubscribe@
• sysadmin@
• webmaster@

Monitorare attentamente l’engagement

Gli indirizzi di ruolo possono essere meno coinvolti rispetto agli indirizzi personali. Controlla regolarmente le loro performance e presta attenzione a:

• Tassi di apertura
• Tassi di clic
• Tassi di bounce
• Tassi di disiscrizione
• Reclami per spam

Se questi contatti non interagiscono con le tue email, considera la possibilità di rimuoverli dalle tue liste di invio attive.

Applicare una politica di sunset

Una politica di sunset ti aiuta a interrompere automaticamente l’invio ai contatti che non hanno interagito con le tue email per un periodo di tempo definito.

Questo è particolarmente importante se una parte significativa della tua lista contiene indirizzi di ruolo. Ad esempio, puoi decidere di interrompere l’invio agli indirizzi di ruolo che non hanno aperto o cliccato nessuna email negli ultimi 3-6 mesi.

Per maggiori informazioni, consulta il nostro blog: Politiche di sunset nel tuo programma email

Segmentare separatamente gli indirizzi di ruolo

Se hai molti indirizzi di ruolo, considera la possibilità di inserirli in un segmento separato. Questo ti consente di monitorare le loro performance in modo indipendente e di modificare la tua strategia di invio se necessario.

Ad esempio, puoi inviare email meno frequentemente agli indirizzi di ruolo o escluderli dalle campagne destinate solo a contatti individuali.

Riepilogo

Gli indirizzi di ruolo sono indirizzi email condivisi utilizzati da un team, un reparto o una funzione. Non sono consigliati per le comunicazioni di marketing regolari, perché possono creare rischi legati al consenso e alla deliverability.

Tuttavia, possono esserci casi specifici in cui l’invio a indirizzi di ruolo è accettabile, purché tu disponga di un consenso valido e dimostrabile, il contenuto sia pertinente e tu monitori attentamente le performance di questi contatti.

Se le tue liste contengono molti indirizzi di ruolo, consigliamo di utilizzare la segmentazione, un monitoraggio più rigoroso dell’engagement e una politica di sunset per proteggere la tua reputazione di mittente.